Zmluvy a záväzky
Agenda Zmluvy a záväzky slúži k evidencii dokumentov, ako sú zmluvy, dodatky k zmluvám, platobné pokyny k zmluvám, objednávky k zmluvám a podobné dokumenty, ktoré vytvárajú záväzky, a je nutné u nich sledovať termíny plnenia.
Zo strany spoločnosti je potom možný výber štatutárnych zástupcov spoločnosti alebo osoby oprávnené podpisovať zmluvu, ktorá sa vyberá zo skupiny uložené v Sharepointe. Rovnako je to s výberom zodpovednej osoby. Zodpovedné osoby za spoločnosť sú osoby, ktoré môžu byť priraďované ako zodpovedné osoby pre záväzky a ktorým sa v termínoch zadaných v záväzkoch, generujú úlohy pre vybavenie záväzku a majú oprávnenie pracovať so zmluvou.
Základný popis procesu spracovania (workflow)
Typy záväzkov (mýlnikov)
Agenda pracuje s tromi typmi záväzkov (mýlnikov):
Platba
Je to upozornenie na termín zaplatenia alebo prijatia platby. Pri danej udalosti evidujeme:
- požadovanú čiastku k zaplateniu,
- menu platby,
- termín vzniku udalosti
- zodpovednú osobu pre vybavenie závazku alebo pohľadávky,
- opakovanie udalosti v prípade, že se platba opakuje pravidelne.
Kontrola platnosti zmluvy
Je to upozornenie na ukončenie platnosti zmluvy. Generuje sa automaticky v prípade, že je zadaný termín platnosti zmluvy, je ale možné zadať ľubovoľné ďalšie kontrolné udalosti a zodpovednej osobe sa vygeneruje úloha pre ďalšie spracovanie udalosti. Pri danej udalosti evidujeme:
- termín vzniku udalosti,
- zodpovednú osobu
Všeobecná udalosť
Je to upozornenie na všeobecnú udalosť, ako je napríklad upozorniť na schôdzku, vianočny darček a podobne. Všeobecná udalosť sa od udalosti kontroly platnosti líši v zpôsobe spracovania úloh priradených k udalosti. Pri danej udalosti evidujeme:
- termín vzniku udalosti,
- zodpovednú osobu
Oprávnenie v rámci agendy
Oprávnenie editovať a zobraziť si zmluvu, dokumenty a záväzky majú iba autor zmluvy a osoby vybrané ako zodpovedné osoby. Ostatné osoby zmluvu v zozname zmlúv nevidia a nemôžu ju ani editovať.
Spôsob spracovania
K vytvoreniu a editácii zmluvy slúži následujúci formulár. Podrobný popis položiek je uvedený na obrázku.
Pre vytvorenie záväzku alebo udalosti sa používajú následujúce formuláre.
Príklad zadania pravidelnej mesačnej platby
Príklad zadania kontroly platnosti
Spracovanie úloh
Po zadaní záväzku sa spustí workflow, ktoré monitoruje termín plnenia a niekoľko dní pred (počet je nastaviteľný) dátumom udalosti vygeneruje úlohu pre zodpovednú osobu.
Spracovanie úloh je jednoduché a závisí na type záväzku.
Príklad spracovania záväzku platby
- Úloha obsahuje informáciu o požadovanej čiastke a mene. Zodpovedná osoba má možnosť na základe reálnej situácie:
- Platba prebehla v plnej výške v rovnakej mene, ako bola požadovaná – zodpovedná osoba zadá celú čiastku a vyberie menu platby a použije tlačítko označujúce zaplatenie. Úloha sa označí za splnenú v prípade, že bola zaplatená celá časť.
- Platba prebehla v plnej výške v inej mene, ako bola požadovaná – zodpovedná osoba zadá celú čiastku v mene, ktorá bola platba prevedená a vyplní tiež položku, ktorá určuje objem platby prepočítaný na pôvodnú požadovanú menu a použije tlačítko označujúce zaplatenie. Úloha sa označí za splnenú v prípade, že bola zaplatená celá časť.
- Zodpovedná osoba vyplní čiastku menšiu, ako bola požadovaná a použije tlačítko platby. Systém ponúkne zodpovednej osobe vygenerovanie ďalšej platobnej udalosti pre doplatenie zostatkovej čiastky.
- Zodpovedná osoba môže ukončiť úlohul v prípade, že sa platba nebude realizovať a to použitím tlačítka nezaplatené.
Príklad spracovania kontroly platnosti
Úloha obsahuje informáciu o udalosti a odkaz na zmluvu. Zodpovedná osoba má možnosť na základe reálnej situácie:
- Pri kontrole platnosti sa zmluva predĺžila a je nový dodatok. Zodpovedná osoba nahraje nový dodatok a nastaví nový dátum platnosti zmluvy.
- Platnosť zmluvy sa neprodĺžila a ukončuje sa platnosť zmluvy, to znamená, že zmluva zmení stav na „Neplatná“
Príklad spracovania všeobecného mýlnika
Úloha obsahuje informáciu o udalosti a odkaz na zmluvu. Zodpovedná osoba má možnosť na základe reálnej situácie:
- Oprávnená osoba potvrdí uskutočnenie činností spojenými s udalosťami
- Oprávnená osoba zamietne vykonanie činnosti spojených s priradenou udalosťou.
