Riadenie auditov

Agenda slúži k plánovaniu a spusteniu interných auditov. Zodpovedná osoba naplánuje audity a spustí sa proces (Work Flow), ktorý upozorňuje na plánované termíny a generuje úlohy pre hlavného audítora a jeho oddelenie pre prípravu auditu a akčného plánu.

Vlastnosti agendy

• Plánovanie auditov na dlhú dobu dopredu.
• Jasné stanovenie zodpovednosti za audit (hlavný audítor) a určení okruhu osôb, ktoré sa na audite budú podieľať.
• Systém sleduje termín spustenia auditu a v stanovenú dobu pred začiatkom auditu pripomenie hlavnému audítorovi formou úlohy potrebu pripraviť audit.
• Organizované spustenie auditu a riadený priebeh auditu umožní formou úlohy previesť plánovaný audit.
• Úlohy sú odoslané tiež formou upozornenia cez email a je možné ich spracovať za pomoci klienta MS Office Outlook.
• Všetky zápisy z porád a dokumenty sú pohromade a k dispozícii všetkým osobám participujúcim na audite.
• Každá zmena dokumentu je zaznamenaná.

Workflow agendy Audity

Po príprave dokumentu auditu je hlavný audítor vyzvaný formou úlohy k spusteniu auditu. Hlavný audítor má možnosť pre zvolenie osoby plánovať úlohy, ktorej plnením sa postupne dokument auditu dopĺňa.

Proces umožňuje zaznamenávať informácie z porád vo forme zápisov (dokumentov). Po ukončení auditu (ukončenie pripomienkovania dokumentu auditu) sa spustí proces vytvorenia akčného plánu, kde zodpovedné osoby zaznamenávajú potrebné kroky vyplývajúce z auditu. Tak ako samotný audit, tak aj pripomienkovanie dokumentu akčného plánu, riadi hlavný audítor za pomoci úloh, jednoduchým potvrdením a presunom kompetencií na podriadené osoby. Dokumenty, ktoré vznikajú, sú verzované tj. po každej zmene je vytvorená nová verzia a je zachovaná história dokumentu.

Výsledkom procesu spracovania auditu sú dokumenty uložené v štruktúrovanej podobe:

• dokument Auditu,
• dokument Akčného plánu,
• priložených dokumentov ako sú napríklad zápisy z porád, prílohy a ďalšie dokumenty.

Ukážky z agendy

Vytvorenie audit plánu. Zadávajú sa termíny auditu, hlavný audítor a team audítorov, ktorí budú na audite spolupracovať.

Prehľad úloh spojených s plánom auditu.

Editačná obrazovka prípravy auditu. Je možné priradiť dokument k auditu alebo zápis z porady. Hlavný audítor môže vytvoriť úlohu pre osoby, ktoré participujú na audite.

Editačná obrazovka pre spustenie auditu. Hlavný audítor môže stále priraďovať dokumenty z porád. Na konci obrazovky vidí, kto zo zúčastnených potvrdil účasť na audite a môže audit odštartovať.

Editačná obrazovka pre spracovanie úloh pri pripomienkovaní auditu. Je možné priraďovať dokumenty, editovať audit dokument a tým potvrdiť spracovanie úloh alebo úlohu zamietnuť.

Editačná obrazovka pre pripomienkovanie akčného plánu po audite. Hlavný audítor môže stále priraďovať dokumenty z porád alebo prideľovať úlohy kompetentným osobám.

Výsledkom procesu spracovania auditu sú uložené dokumenty v štruktúrovanej podobe.

Agenda je dostupná pre verzie Sharepointu 2007 a 2010.