Riadené spracovanie úloh
Agenda Riadené spracovanie úloh slúži k jednoduchej evidencii zadania a následne riešenia zadanie formou kaskádového prideľovania úloh iným osobám. Agenda generuje úlohy pre MS Outlook.
Riadený proces evidencie a prideľovania úloh je základným predpokladom pre efektívne riadenie vnútrofiremných procesov a projektov.
Zjednodušenie a zprehľadnenie evidencie úloh umožňuje udržať poriadok aj pri veľkom počte úloh a riešiteľov.
Na základe potrieb našich zákazníkov sme pripravili riešenie, ktoré ďalej rozširuje možnosti štandardných Sharepoint Services o parametrizovateľné workflow na báze stavov, s riadenými prístupmi a zobrazeniami polí podľa jednotlivých stavov.
Agenda Riadené spracovanie úloh slúži k jednoduchej evidencii zadaní a následne riešení zadania formou kaskádového prideľovania úloh iným osobám. Agenda generuje úlohy pre MS Outlook.
Výhodou oproti úlohám v MS Outlook je možnosť nastavenia workflow spracovania úloh s možnosťou ich odovzdania ďalším pracovníkom. O odovzdaní je vedený záznam a je možné teda zobraziť postup odovzdávania úloh.
Hlavné výhody agendy
- Jednoduchosť a prehľadnosť informácií
- Možnosť odovzdávania úloh
- Riadenie oprávnenia k editácii jednotlivých položiek
- Prepojenie na MS Outlook
- Rýchlosť nasadenia
Popis agendy
Základná schéma procesu spracovania (workflow)
Zadanie je popísanie problému alebo potreby organizácie za účelom komplexného riešenia a rozdelenia úloh zodpovedným osobám. O procese riešenia zadania je vytvorený protokol. Výsledkom je kompletná správa o postupe odovzdávania si úloh a ich riešení.
Úloha je čiastočným riešením problému konkrétnou osobou, ktorá úlohu môže vyriešiť, alebo k riešeniu využiť iné osoby a delegovať na nich ďalšie úlohy.
Vytvorenie zadania
K vytvoreniu a editácii zadania sa používa jednoduchý formulár.
Spracovanie úloh
Potvrdenie, zamietnutie alebo preposlanie úloh je možné následným formulárom
Riešiteľ úloh má následujúce možnosti:
- Potvrdí vyriešenie úloh. Riešená úlloha sa označí ako hotová a nadradená osoba dostane informačný email o vyriešení úlohy.
- Zamietne vyřešiť úlohu. Úloha je z pohľadu riešiteľa ukončená s príznakom o zamietnutie a nadradená osoba dostane informačný email o zamietnutí úlohy.
- Odovzdá riešenie inej osobe. Úloha je z pohľadu riešiteľa ukončená. Systém vytvorí novú úlohu pre zvolenú osobu a čaká na jej reakciu. Priradený riešiteľ má rovnaké 3 možnosti (Potvrdenie, Zamietnutie, Odovzdanie). Aktuálný riešiteľ bude o vyriešení úlohy priradenou osobou informovaný emailom a po vyriešení sa mu znovu objaví úloha.
Informačný email
Po vygenerovaní úlohy je osoba informovaná emailom. V Outlooku potom správa vyzerá nasledovne.
Oprávnenie
Na úpravu zadania má právo autor zadania a osoba, ktorej je zadanie priradené. Ostatní užívatelia môžu zadanie iba prehliadať.
Priradenú úlohu môže spracovať iba osoba, ktorej bola úloha priradená. Ostatní užívatelia majú oprávnenie iba pre čítanie.
Hlavná stránka agendy
Hlavná stránka zadania integruje všetky informácie o zadaní a jednotlivých úlohách. Užívateľ má prehľad o úlohách jemu pridelených a aj o zadaniach, ktoré vytvoril a pridelil sám.
