Document Management System (DMS)

Technológia Sharepoint umožňuje jednoducho a efektívne vytvárať knižnice dokumentov. V štandardnej inštalácii je možnosť vytvoriť knižnicu dokumentov pre rôzne formáty a šablóny dokumentov.

Medzi základné typy knižníc patrí:

Knižnica dokumentov – umožňuje vytvárať a organizovať dokumenty. Nerozlišuje sa formát súboru, je možné nahrať a spravovať akýkoľvek typ súboru. Samozrejme súbory typu Microsoft Office Document majú priamu podporu v nástrojoch Microsoft Office a umožňujú jednoduché spracovanie dokumentu priamo v týchto nástrojoch. Knižnica dokumentov podporuje funkcie, ako sú napríklad zložky, zpráva verzií a vrátenie sa k zmenám.

Knižnica formulárov – umožňuje spravovať obchodné formuláre vo formáte XML. Tieto knižnice vyžadujú editor XML ako je napríklad Microsoft Office InfoPath.

Knižnica stránok wikiwebu -  umožňuje vzájomné prepojenie kolekcie stránok wikiwebu. Knižnica stránok wikiwebu podporuje obrázky, tabuľky, hypertextové odkazy a odkazy wikiwebu

Knižnica obrázkov – umožňuje zdieľať a organizovať obrázky. Knižnica obrázkov poskytuje funkcie pre zprávu a zobrazovanie obrázkov ako sú napríklad miniatúry, možnosti sťahovania a prezentácie.

V následujícúch kapitolách budú popísané najdôležitejšie z knižníc, ktoré najviac podporujú zprávu dokumentu (DMS).

Knižnica dokumentov

Pri vytváraní knižnice dokumentu sa postupuje jednoducho. Užívateľ je vedený sprievodcom a vyberá z možností. Pri výbere šablóny dokumentu je možné vybrať s mnohými predpripravených šablón, ako sú Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, ktoré majú priamú podporu pre zadávanie meta-dát, alebo môžete zvoliť všeobecný dokument a to umožní spravovať všetky formáty súborov.

Knižnica po vytvorení sa Vám objaví v rychlom menu, jak je to zvýraznené na následujúcom obrázku a je dostupná a pripravená pre zdieľanie  dokumentov vo Vašej spoločnosti.

Vo vytvorenej knižnici je možné požadovať zadanie ďalších meta-dát spojených s dokumentom a umožňuje spravovať oprávnenie nad vytvorenou knižnicou, zapnúť verzovanie a mnoho ďalších doplňujúcich funkcií.

Príklad uvádza knižnicu slúžiacu pre uchovávanie interných smernic a meta-dáta sú v tomto prípade Názov smernice, oddelenie pre ktoré je smernica určená, kto smernicu zmenil …

V knižnici dokumentov je možné jednoducho pridať dokument alebo aj viac dokumentov naraz.

V prípade Microsoft Office dokumentov sa dokument vytvorí priamo v nástrojoch Microsoft Office napríklad v tomto prípade Microsoft Office Word 2007.

Dokument sa po uložení alebo nahraní objaví v knižnici dokumentov s uloženými meta-dátami a informáciou, kto dokument zmenil.

Technológia Sharepoint umožňuje vytváranie ľubovoľného počtu knižníc s rôznými dokumentami a formátmi. Takto štrukturované dáta sú zdieľané cez webové rozhrania a umožňujú priamu podporu Office Nástrojov.

Knižnica obrázkov

Rovnako jednoduchým spôsobom ako bolo vytvorenie knižnice dokumentov je možné za pomoci sprievodcu vytvoriť knižnicu obrázkov. V knižnici obrázkov je možné vytvárať zložky a nahrať jeden alebo viac obrázkov a v prípade, že sú nainštalované Microsoft Office Nástroje, je možné nahrávať obrázky za pomoci týchto nástrojov ako je to na následujúcom obrázku.

Knižnica obrázkov, ktorú sme vytvorili, poskytuje mnoho užitočných funkcií ako je vidieť na ďalšom obrázku. Medzi nich patrí prepojenie na inštalované programy a nástroje, ktoré umožní editáciu obrázkov, alebo spustenie prezentácie, odoslanie emailem, alebo prepojenie na Microsoft Office Outlook.

Spustením prezentácie sa nám okrem obrázka zobrazujú tiež meta-dáta, ktoré môžeme ľubovoľne pridávať.

Verzovanie

Technológie Sharepoint umožňuje verzovanie dokumentov. K vytvoreniu novej verzie dokumentu dochádza po nahraní novej verzie dokumentu do knižnice. Číslovanie verzií je možné nastaviť ako majoritné 1, 2, 3 alebo minoritné 1.1, 1.2,…, 2.1,….

História verzií nám umožní sledovať zmeny v dokumente a v meta-dátach. Čo je dôležité je možné sa k historickej verzii vrátiť, alebo ju znova obnoviť a použiť ako aktuálnu verziu. Na obrázku je prehľad história verzií.

Schvaľovanie a publikácia dokumentu

Dokumenty je možné pred ich verejným publikovaním schvaľovať. Jednoduchým nastavením knižnice sa spustí proces schvaľovania v niekoľko krokoch. K neschváleným dokumentom majú prístup iba osoby oprávnené, ktorých zoznam je možné meniť u každého dokumentu.

V prvom kroku sa z konceptu vytvorí publikovateľná verzia a to jednoduchým kliknutím v menu.

V ďalšom kroku môžeme dokument schváliť alebo zamietnuť, alebo znova z neho vytvoriť pracovnú verziu.

Po schválení sa vytvorí majoritná verzia a dokument je viditeľný pre ostatných uživateľov.  Tento postup nám umožní vykonať jednoduchý proces schvaľovania dokumentov a vytvoriť jednoduchý publikačný systém.

Rezervácia dokumentov

Rezervácia dokumentov je funkcionalita, ktorá umožní používateľom zablokovať dokument pre editáciu pre iných užívateľov. Funkcionalita je vhodná pre dokumenty, na ktorých pracuje viac užívateľov a neumožní prepísanie aktuálne editovaných verzií z iných zdrojov.

Príklady stiahnutia dokumentu:

Vrátenie dokumentu:

Prepojenie na Microsoft Office nástroje

Sharepoint technólogia umožňuje prepojenie na inštalované Microsoft Office nástroje. Umožňuje priamú editáciu meta-dát v Microsoft Office Word a uloženie doplňujúcich informácií a dokumentov v knižniciach Sharepointu.

Meta informácie je možné exportovať do Microsoft Office Excel a následne ho ďalej spracovať a následné zmeny je možné znova preniesť do knižnice.

Umožňuje za pomoci nástroja Microsoft Office InfoPath editáciu formulárov vo vlastnej grafickej úprave a prepojenie na iné dátové zdroje.

Pripojenie na Outlook

Pripojiť k Outlooku je funkcia, ktorá prepojuje knižnicu v Sharepointe s Microsoft Office Outlook. Jednoduchým kliknutím prepojíte knižnicu so zložkami Outlooku.

Knižnica sa objaví v Outlooku v sekcii Zoznamy služby Sharepoint a zoznam sa pravidelne aktualizuje. Využitím jediného nástroja máte k dispozícii dokumenty, ktoré sú zdieľané vo vašom firemnom intranetu.

Kliknutím v zozname v Outlooku  sa Vám zobrazí detail dokumentu. Výhodou je, že dokument si môžete stiahnuť ako offline verziu a môžete ho mať dostupný aj mimo dosahu Vašej internej siete.

Workflow

Medzi dôležité časti technológie Sharepoint patrí WorkFlow, je to pracovný postup, ktorý presne vie ako sa dokument bude spracovávať. Jedná sa o špeciálne schvaľovanie, upozorňovaní na rôzne zmeny a následne generovanie úloh s tým spojených.

Jednoduché workflow je možné konfigurovať za pomoci Microsoft Sharepoint Designera. Je to nástroj na podporu a zprávu Sharepoint webov a jedna z jeho vlastností je možnosť definície jednoduchých pracovných postupov, ktoré je možné zostaviť s pripravených šablón.

Ďalšia z možností je implementácia Workflow za pomoci nástrojov Visual Studia, kde je možné implementovať aj špeciálne požiadavky a procesy, ktoré vnútropodnikový systém vyžaduje.