Smlouvy a závazky

Agenda Smlouvy a závazky slouží k evidenci dokumentů, jako jsou smlouvy, dodatky k smlouvám, platební pokyny k smlouvám, objednávky k smlouvám a podobné dokumenty, které vytvářejí závazky, a je nutné u nich sledovat termíny plnění.

Ze strany společnosti je pak možný výběr statutárních zástupců společnosti nebo osoby oprávněné podepisovat smlouvu, která se vybírá se skupiny uložené v Sharepointe. Stejně je to s výběrem odpovědné osoby. Odpovědné osoby za společnost jsou osoby, které můžou být přiřazovaný jako odpovědné osoby pro závazky a kterým se v termínech zadaných v závazcích, generují úkoly pro vybavení závazku a mají oprávnění pracovat se smlouvou.

Základní popis procesu zpracování (workflow)

Typy závazků (milníků)

Agenda pracuje s třemi typy závazků (milníků):

Platba

Je to upozornění na termín zaplacení nebo přijetí platby. Při dané události evidujeme:

• požadovanou částku k zaplacení,
• měnu platby,
• termín vzniku události
• odpovědnou osobu pro vybavení závazku nebo pohledávky,
• opakování události v případě, že se platba opakuje pravidelně.

Kontrola platnosti smlouvy

Je to upozornění na ukončení platnosti smlouvy. Generuje se automaticky v případě, že je zadaný termín platnosti smlouvy, je ale možné zadat libovolné další kontrolní události a odpovědné osobě se vygeneruje úkol pro další zpracování události. Při dané události evidujeme:

• termín vzniku události,
• odpovědnou osobu

Všeobecná událost

Je to upozornění na všeobecnou událost, jako je například upozornit na schůzku, vánoční dárek a podobně. Všeobecní událost se od události kontroly platnosti liší v způsobu zpracování úkolů přiřazených k události. Při dané události evidujeme:

• termín vzniku události,
• odpovědnou osobu

Oprávnění v rámci agendy

Oprávnění editovat a zobrazit si smlouvu, dokumenty a závazky mají pouze autor smlouvy a osoby vybrané jako odpovědné osoby.  Ostatní osoby smlouvu v seznamu smluv nevidí a nemůžou ji ani editovat.

Způsob zpracování

K vytvoření a editaci smlouvy slouží následující formulář. Podrobný popis položek je uveden u obrázku.

Pro vytvoření závazku nebo události se používají následující formuláře.

Příklad zadání pravidelné měsíční platby

Příklad zadání kontroly platnosti

Zpracování úkolu

Po zadání závazku se spustí workflow, které monitoruje termín plnění a několik dnů před (počet je nastavitelný) datem události vygeneruje úkol pro odpovědnou osobu.

Zpracování úkolu je jednoduché a závisí na typu závazku.

Příklad zpracování závazku platby

• Úkol obsahuje informaci o požadované částce a měně. Odpovědná osoba má možnost na základě reálné situace:
• Platba proběhla v plné výší v stejné měně, jako byla požadována – odpovědná osoba zadá celou částku a vybere měnu platby a použije tlačítko označující zaplacení. Úkol se označí za splněný v případě, že byla zaplacená celá část.
• Platba proběhla v plné výší v jiné měně, jako byla požadována – odpovědná osoba zadá celou částku v měně, kterou byla platba provedena a vyplní také položku, která určuje objem platby přepočtený na původní požadovanou měnu a použije tlačítko označující zaplacení. Úkol se označí za splněný v případě, že byla zaplacená celá část.
• Odpovědná osoba vyplní částku menší, jako byla požadovaná a použije tlačítko platby. Systém nabídne odpovědné osobě vygenerování další platební události pro doplacení zbylé částky.
• Odpovědná osoba může ukončit úkol v případě, že se platba nebude realizovat a to použitím tlačítka nezaplaceno.

Příklad zpracování kontroly platnosti

Úkol obsahuje informaci o události a odkaz na smlouvu. Odpovědná osoba má možnost na základě reálné situace:

• Při kontrole platnosti se smlouva prodloužila a je nový dodatek. Odpovědná osoba nahraje nový dodatek a nastaví nový datum platnosti smlouvy.
• Platnost smlouvy se neprodloužila a ukončuje se platnost smlouvy, to znamená, že smlouva změní stav na „Neplatná“

Příklad zpracování všeobecné milníku

Úkol obsahuje informaci o události a odkaz na smlouvu. Odpovědná osoba má možnost na základě reálné situace:

• Oprávněná osoba potvrdí uskutečnění činností spojenými s událostí
• Oprávněná osoba zamítne vykonání činností spojených s přiřazenou událostí.