Řízení auditů

Agenda slouží k plánování a spuštění interních auditů. Zodpovědná osoba naplánuje audity a spustí se proces (Work Flow), který upozorňuje na plánované termíny a generuje úkoly pro hlavního auditora a jeho oddělení pro přípravu auditu a akčního plánu.

Vlastnosti agendy

• Plánování auditů na dlouhou dobu dopředu.
• Jasné stanovení zodpovědnosti za audit (hlavní auditor) a určení okruhu osob, které se na auditu budou podílet.
• Systém sleduje termín spouštění auditu a v stanovenou dobu před začátkem auditu připomene hlavnímu auditoru formou úkolu potřebu připravit audit.
• Organizované spuštění auditu a řízený průběh auditu umožní formou úkolů provést plánovaný audit.
• Úkoly jsou odeslány také formou upozornění přes email a je možné je zpracovat za pomoci klienta MS Office Outlook.
• Všechny zápisy z porad a dokumenty jsou pohromadě a k dispozici všem osobám participujícím na auditu.
• Každá změna dokumentu je zaznamenána.

Workflow agendy Audity

Po přípravě dokumentu auditu je hlavní auditor vyzván formou úkolu k spuštění auditu. Hlavní auditor má možnost pro zvolené osoby plánovat úkoly, jejichž plněním se postupně dokument auditu doplňuje.

Proces umožňuje zaznamenávat informace z porad ve formě zápisů (dokumentů). Po ukončení auditu (ukončení připomínkování dokumentu auditu) se spustí proces vytvoření akčního plánu, kde zodpovědné osoby zaznamenávají potřebné kroky vyplývající z auditu. Tak jako samotný audit, tak i připomínkování dokumentu akčního plánu, řídí hlavní auditor za pomocí úkolů, jednoduchým potvrzením a přesunem kompetencí na podřízené osoby. Dokumenty, které vznikají, jsou verzované tj. po každé změně je vytvořená nová verze a je zachovaná historie dokumentu.

Výsledkem procesu zpracování auditu jsou dokumenty uložené v strukturované podobě:

• dokument Auditu,
• dokument Akčního plánu,
• přiložených dokumentů jako jsou například zápisy z porad, přílohy a další dokumenty.

Ukázky z agendy

Vytvoření audit plánu. Zadávají se termíny auditu, hlavní auditor a team auditorů, který budou na auditu spolupracovat.

Přehled úkolů spojených s plánem auditu.

Editační obrazovka přípravy auditu. Je možné přiradit dokument k auditu, nebo zápis z porady. Hlavní auditor může vytvořit úkol pro osoby, které participují na auditu.

Editační obrazovka pro spuštění auditu. Hlavní auditor může stále přiřazovat dokumenty z porad. Na konci obrazovky vidí, kdo ze zúčastněných potvrdil účast na auditu a může audit odstartovat.

Editační obrazovka pro zpracování úkolu při připomínkování auditu. Je možné přiřazovat dokumenty, editovat audit dokument a tím potvrdit zpracování úkolu, nebo úkol zamítnout.

Editační obrazovka pro připomínkování akčního plánu po auditu. Hlavní auditor může stále přiřazovat dokumenty z porad, nebo přidělovat úkoly kompetentním osobám.

Výsledkem procesu zpracování auditu jsou uložené dokumenty  strukturované podobě.

Agenda je dostupná pro verze Sharepointu 2007 i 2010.