Řízené zpracování úkolů
Agenda Řízené zpracování úkolů slouží k jednoduché evidenci zadání a následně řešení zadání formou kaskádového přidělováním úkolu jiným osobám. Agenda generuje úkoly pro MS Outlook.
Řízený proces evidence a přidělování úkolů je základním předpokladem pro efektivní řízení vnitrofiremních procesů a projektů.
Zjednodušení a zpřehlednění evidence úkolů umožňuje udržet pořádek i při velkém počtu úkolů a řešitelů.
Na základě potřeb našich zákazníků jsme připravili řešení, které dále rozšiřuje možnosti standardních Sharepoint Services o parametrizovatelné workflow na bázi stavů, s řízenými přístupy a zobrazeními polí dle jednotlivých stavů.
Agenda Řízené zpracování úkolů slouží k jednoduché evidenci zadání a následně řešení zadání formou kaskádového přidělováním úkolu jiným osobám. Agenda generuje úkoly pro MS Outlook.
Výhodou oproti úkolům v MS Outlook je možnost nastavení workflow zpracování úkolů s možností jejich předání dalším pracovníkům. O předání je veden záznam a je možné tedy zobrazit postup předávání úkolů.
Hlavní výhody agendy
- Jednoduchost a přehlednost informací
- Možnost předávání úkolu
- Řízení oprávnění k editaci jednotlivých položek
- Propojení na MS Outlook
- Rychlost nasazení
Popis agendy
Základní schéma procesu zpracování (workflow)
Zadání je popsání problému nebo potřeby organizace za účelem komplexního řešení a rozdělení úloh odpovědným osobám. O procesu řešení zadání je vytvořen protokol. Výsledkem je kompletní zpráva o postupu předávání si úkolů a jejich řešení.
Úkol je dílčí řešení problému konkrétní osobou, která úkol může vyřešit, nebo k řešení využít jiné osoby a delegovat na ně další úkoly.
Vytvoření zadání
K vytvoření a editaci zadání se používá jednoduchý formulář.
Zpracování úkolu
Potvrzení, zamítnutí nebo přeposlání úkolu je možné následným formulářem
Řešitel úkolu má následující možnosti:
- Potvrdí vyřešení úkolu. Řešený úkol se označí jako hotový a nadřazená osoba dostane informační email o vyřešení úkolu.
- Zamítne vyřešit úkol. Úkol je z pohledu řešitele ukončený s příznakem o zamítnutí a nadřazená osoba dostane informační email o zamítnutí úkolu.
- Předá řešení jiné osobě. Úkol je z pohledu řešitele ukončený. Systém vytvoří nový úkol pro zvolenou osobu a čeká na jeho reakci. Přiřazený řešitel má stejné 3 možnosti (Potvrzení, Zmítnutí, Předání). Aktuální řešitel bude o vyřešení úkolu přiřazenou osobou informován emailem a po vyřešení se mu znovu objeví úkol.
Informační mail
Po vygenerování úkolu je osoba informována emailem. V Outlooku pak zpráva vypadá následovně.
Oprávnění
Na úpravu zadání má právo autor zadání a osoba, které je zadání přiřazeno. Ostatní uživatelé můžou zadání pouze prohlížet.
Přiřazený úkol může zpracovat pouze osoba, které byl úkol přiřazen. Ostatní uživatele mají oprávnění pouze pro čtení.
Hlavní stránka agendy
Hlavní stránka zadání integruje veškeré informace o zadání a jednotlivých úkolech. Uživatel má přehled o úkolech jemu přidělených a i o zadáních, která vytvořil a přidělil sám.
