Document Management System (DMS)

Technologie Sharepoint umožňuje jednoduše a efektivně vytvářet knihovny dokumentů. V standardní instalaci je možnost vytvořit knihovnu dokumentů pro různé formáty a šablony dokumentů.

Mezi základní typy knihoven patří:

Knihovna dokumentů – umožňuje vytvářet a organizovat dokumenty. Nerozlišuje se formát souboru, je možné nahrát a spravovat jakýkoli typ souboru. Samozřejmě soubory typu Microsoft Office Document mají přímou podporu v nástrojích Microsoft Office a umožňují jednoduché zpracování dokumentu přímo v těchto nástrojích. Knihovna dokumentů podporuje funkce, jako jsou například složky, správa verzí a vracení se k změnám.

Knihovna formulářů – umožňuje spravovat obchodní formuláře ve formátu XML. Tyto knihovny vyžadují editor XML jako je například Microsoft Office InfoPath.

Knihovna stránek wikiwebu -  umožňuje vzájemné propojení kolekci stránek wikiwebu. Knihovna stránek wikiwebu podporuje obrázky, tabulky, hypertextové odkazy a odkazy wikiwebu

Knihovna obrázku – umožňuje sdílet a organizovat obrázky. Knihovna obrázku poskytuje funkce pro správu a zobrazování obrázků jako jsou například miniatury, možnosti stahování a prezentace.

V následujících kapitolách budou popsané nejdůležitější z knihoven, které nejvíce podporují správu dokumentu (DMS).

Knihovna dokumentů

Při vytváření knihovny dokumentu se postupuje jednoduše. Uživatel je veden průvodcem a volí si z možností. Při výběru šablony dokumentů je možné vybrat s mnoha předpřipravených šablon, jako jsou Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, které mají přímo podporu pro zadávání meta-dat, nebo můžete zvolit všeobecný dokument a to umožní spravovat všechny formáty souborů.

Knihovna po vytvoření se Vám objeví v rychlém menu, jak je to zvýrazněné na následujícím obrázku a je dostupná a připravená pro sdílení  dokumentů ve Vaší společnosti.

Ve vytvořené knihovně je možné požadovat zadání dalších meta-dat spojených s dokumentem a umožňuje spravovat oprávnění nad vytvořenou knihovnou, zapnout verzování a mnoho dalších doplňujících funkcí.

Příklad uvádí knihovnu sloužící pro uchovávání interních směrnic a meta-data jsou v tomto případě Název směrnice, oddělení pro které je směrnice určená, kdo směrnici změnil …

V knihovně dokumentů je možné jednoduše přidat dokument nebo i více dokumentů najednou.

V případě Microsoft Office dokumentů se dokument vytvoří přímo v nástrojích Microsoft Office například v tomto případě Microsoft Office Word 2007.

Dokument se po uložení nebo nahrání objeví v knihovně dokumentů s uloženými meta-daty a informaci, kdo dokument změnil.

Technologie Sharepoint umožňuje vytváření libovolného počtu knihoven s různými dokumenty a formáty. Takto strukturované data jsou sdílená přes webové rozhraní a umožňují přímou podporu Office Nástrojů.

Knihovna obrázků

Stejně jednoduchým způsobem jako bylo vytvoření knihovny dokumentů je možné za pomocí průvodce vytvořit knihovnu obrázků. V knihovně obrázku je možné vytvářet složky a nahrát jeden nebo více obrázků a v případě, že jsou nainstalovány Microsoft Office Nástroje, je možné nahrávat obrázky za pomoci těchto nástrojů jako je to na následujícím obrázku.

Knihovna obrázků, kterou jsme vytvořili, poskytuje mnoho užitečných funkcí jako je vidět na dalším obrázku. Mezi ně patří propojení na instalované programy a nástroje, které umožní editaci obrázků, nebo spuštění prezentace, odeslání emailem, nebo propojení na Microsoft Office Outlook.

Spuštěním prezentace se nám kromě obrázku zobrazují také meta-data, které můžeme libovolně přidávat.

Verzování

Technologie Sharepoint umožňuje verzování dokumentů. K vytvoření nové verze dokumentu dochází po nahraní nové verze dokumentu do knihovny. Číslování verzí je možné nastavit jako majoritné 1, 2, 3 nebo minoritné 1.1, 1.2,…, 2.1,….

Historie verzí nám umožní sledovat změny v dokumentu a v meta-datech. Co je důležité je možné se k historické verzi vrátit, nebo ji znova obnovit a použít jako aktuální verzi. Na obrázku je přehled historie verzí dávat.

Schvalování a publikace dokumentu

Dokumenty je možné před jejími veřejným publikováním schvalovat. Jednoduchým nastavením knihovny se spustí proces schvalování v několika krocích. K neschváleným dokumentům mají přístup pouze osoby oprávněné, kterých seznam je možné měnit u každého dokumentu.

V prvním kroku se z konceptu vytvoří publikovatelná verze a to jednoduchým kliknutím v menu.

V dalším kroku můžeme dokument schválit nebo zamítnout, nebo znova z něho vytvořit pracovní verzi.

Po schválení se vytvoří majoritní verze a dokument je viditelný pro ostatní uživatele.  Tento postup nám umožní vykonat jednoduchý proces schvalování dokumentů a vytvořit jednoduchý publikační systém.

Rezervace dokumentů

Rezervace dokumentů je funkcionalita, která umožní použivatelům zablokovat dokument pro editaci pro jiné uživatele. Funkcionalita je vhodná pro dokumenty, na kterých pracuje více uživatelů a neumožní přepsání aktuálně editovaných verzí z jiných zdrojů.

Příklady stažení dokumentu:

Vrácení dokumentu:

Propojení na Microsoft Office nástroje

Sharepoint technologie umožňuje propojení na instalované Microsoft Office nástroje. Umožňuje přímou editaci meta-dat ve Microsoft Office Word a uložení doplňujících informací a dokumentů v knihovnách Sharepointu.

Meta informace je možné exportovat do Microsoft Office Excel a následně jej dále zpracovat a následné změny je možné znova přenést do knihovny.

Umožňuje za pomoci nástroje Microsoft Office InfoPath editaci formulářů ve vlastní grafické úpravě a přepojení na jiné datové zdroje.

Připojení na Outlook

Připojit k Outlooku je funkce, která přepojuje knihovnu v Sharepointu s Microsoft Office Outlook. Jednoduchým kliknutím propojíte knihovnu se složkami Outlooku.

Knihovna se objeví v Outlooku v sekci Seznamy služby Sharepoint a seznam se pravidelně aktualizuje. Využitím jediného nástroje máte k dispozici dokumenty, které jsou sdílené ve vašem firemním intranetu.

Kliknutím v seznamu v Outlooku  se Vám zobrazí detail dokumentu. Výhodou je, že dokument si můžete stáhnout jako offline verzi a můžete ho mít dostupný i mimo dosahu Vaši interní sítě.

Workflow

Mezi důležité části technologie Sharepoint patří WorkFlow, je to pracovní postup, který přesně jak se dokument bude zpracovávat. Jedná se o specielní schvalování, upozorňování na různé změny a následně generování úkolu s tím spojených.

Jednoduché workflow je možné konfigurovat za pomoci Microsoft Sharepoint Designera. Je to nástroj na podporu a správu Sharepoint webů a jedna z jeho vlastností je možnost definice jednoduchých pracovních postupů, které je možné sestavit s připravených šablon.

Další s možností je implementace Workflow za pomoci nástrojů Visual Studia, kde je možné implementovat i specielní požadavky a procesy, které vnitropodnikový systém vyžaduje.